8 suggerimenti per la comunicazione con i team remoti

In questa era in cui si lavora da casa, molte aziende stanno affrontando un cambiamento di non poco conto rispetto a ciò a cui sono abituate. Anche se sarà necessario adattarsi a nuovi modi per portare a termine le cose, la maggior parte delle aziende concorderà sul fatto che il più grande adattamento che dovrà affrontare è quello del comunicare con i team a distanza.

Ci sono molti strumenti che possono aiutare a far sì che questo processo sia molto ben semplice, ma a meno che tu non sappia come impostarli e usare, la curva di apprendimento potrebbe essere enorme. Ed allora, come fai ad assicurarti che le email non rimangano senza risposta e che si risponda sempre alle telefonate?

Ci sono diverse strategie che puoi usare per rendere molto più semplice la tua comunicazione con i dipendenti da remoto. Queste strategie descritte di seguito garantiranno che tutti siano abbastanza produttivi da far avanzare l'azienda senza spendere un capitale.

Assicurati Che Tutti Siano Preparati per le Sfide Future

Adattarsi alla nuova routine lavorativa sarà una sfida per tutti, soprattutto se tutti i lavoratori lavoravano direttamente in ufficio. Pertanto, la prima cosa che devi fare è assicurarti che tutti siano ben preparati ad adattarsi alle nuove sfide che si stanno per presentaee. Ciò potrebbe includere il garantire che tutti coloro che lavorano da remoto abbiano accesso a tutti gli strumenti necessari per facilitare la comunicazione.

In caso di difficoltà nell'uso dell'hardware e del software che occorromo per un'efficace comunicazione da remoto, sarà necessario affrontare il problema fin dall'inizio, piuttosto che accorgersi in un momento cruciale che qualcosa non va nel sistema.

Oltre ai problemi di comunicazione, considera altri problemi che i tuoi dipendenti potrebbero dover affrontare durante la transizione a un piano di lavoro da casa. Cose come un rinvio e un efficace equilibrio tra lavoro e vita privata sono alcune delle cose che dovresti tener a mente.

Uno dei modi migliori per rimanere al passo con tali problemi è creare un regolamento interno che guidi il modo in cui verrà condotto il lavoro a distanza. Con una piccola guida, rimarrai sorpreso dal modo in cui i tuoi dipendenti si adattano.

Sono Fondamentali dei Check-in Regolari

Il lavoro a distanza sarà possibile solamente se tutti i membri del team si collegano regolarmente. Con gli strumenti di videoconferenza questo è molto facile e veloce. Ma devi assicurarti che tutti i check-in siano programmati per esser certo che tutti siano a conoscenza della data della riunione e che il loro lavoro sia completato per tempo. Tuttavia, dovresti anche avere una disposizione in cui qualcuno può convocare una riunione se insorgesse una problematica urgente o una nuova idea.

Ma è altrettanto importante, ai fini della produttività, avere un modo per tener traccia delle attività quotidiane. Uno dei modi migliori per farlo, è avere un rapporto sulle attività giornaliere che ogni dipendente dovrebbe inviare alla fine della giornata. Questo è un modo semplice per monitorare la produttività dell'intero team.

Usa i Video per Comunicare

Uno dei modi migliori per garantire che tutti i membri del team ricevano lo stesso messaggio, è registrare un messaggio video che puoi condividere con il team. Un video ti offre anche la possibilità di dimostrare o illustrare un progetto al team così che tutti i membri del team saranno coinvolti attivamente.

Con uno strumento come Wondershare DemoCreator, puoi creare video con flussi di schermate facili e ricche di informazioni su diversi aspetti del video che necessitano per il lavoro, sottolineando cosa sia necessario svolgere. Le funzionalità degli strumenti di annotazione ti consentono di sottolineare facilmente con vigore le sezioni del video a cui potresti volere che il tuo team prestasse attenzione.

Un altro ottimo modo per usare il video è fare in modo che i tuoi dipendenti da remoto pongano delle domande sul progetto e tu puoi creare una semplice video clip con le risposte. Questi video possono essere preziosissimi in quanto possono persino aiutare il prossimo team o i dipendenti da remoto a passare facilmente al lavoro da casa.

Usare un Software Collaborativo e la Tecnologia di Comunicazione

Il software collaborativo e la tecnologia di comunicazione possono essere preziosi per un team remoto. Piuttosto che usare degli strumenti quali la posta elettronica per condividere le idee, puoi usare strumenti di videoconferenza come Google Meet per le videochiamate e Slack per i messaggi per riunire il team in un unico posto. Ciò non solamente darà loro la sensazione di lavorare in un ufficio, ma renderà loro molto facile comunicare, condividere idee, porre in discussione le loro idee e persino iniziare un nuovo progetto in tempo reale.

Ci sono moltissimi tipi di strumenti di collaborazione sul mercato. Quindi, quando scegli il migliore, inizia prima con il valutare le esigenze del tuo team. Ad esempio, non occorre pagare per un programma di videoconferenza che supporta 1.000 partecipanti quando ci sono solamente 10 persone nel tuo team.

Dovresti anche dedicare del tempo a far vedere come funzionano queste app collaborative e questi strumenti di comunicazione. In tal caso, un video con flusso dello schermo potrebbe rivelarsi molto utile.

Creare una Cultura dell'Ufficio Online

Ciò si applica in particolare se il tuo ufficio sarà in remoto a tempo pieno. Pensa cosa mancherà di più ai tuoi dipendenti quando non sono in ufficio e poi prova a fornirne una versione online. I dipendenti che si sentono apprezzati o che fanno parte di un team (anche se il team è in remoto) hanno molte più probabilità di essere produttivi.

E non pensare di dover spendere un capitale per feste sontuose per dimostrare ai tuoi dipendenti che sono apprezzati. Qualcosa di semplice come un'infografica sul team che indica nel dettaglio le statistiche di ciò che hanno ottenuto in un dato mese, pubblicato sui social media può essere un efficace motivatore. Potresti anche tenere una riunione settimanale in videoconferenza durante la quale ai dipendenti non sia consentito parlare di lavoro.

Incoraggiare la Presentazione di Idee e Presentazioni da Fare Visivamente

La maggior parte delle persone non si impegnerà con un concetto o un'idea a meno che non vi sia una rappresentazione visiva. Pertanto, uno dei modi migliori per assicurarti che i tuoi dipendenti rimangano coinvolti, è incoraggiarli ad usare supporti visivi per presentare le loro idee e presentazioni.

Ci sono molti media visivi che potrebbero essere utili a tal proposito. Uno ovviamente è il video e se un componente del team può dedicare del tempo a creare un video che spieghi la sua idea in modo molto dettagliato al resto del team, è molto probabile che gli altri si impegnino e ricordino il concetto più che se lo facessero leggendolo e basta.

Un altro modo interessante per usare i media visivi per comunicare delle idee, è usare infografiche e diapositive. Un'infografica colorata può far sembrare interessante e accattivante anche la più noiosa delle statistiche.

Stabilire delle Scadenze e delle Limpide Aspettative

Come ti dirà qualsiasi freelance, lavorare da casa ha numerosi vantaggi, tra cui la possibilità di impostare i propri orari di lavoro. Ma c'è sempre il pericolo del rinviare. Ma come ti dirà ogni libero professionista che ha dovuto combattere con il pericolo del rinviare, c'è solamente un modo per sbarazzarsene: iniziare a lavorare.

Ma come motivare i lavoratori che non si vedono ancora mettersi al lavoro? Orbene, c'è anche una soluzione semplice per questo: indica delle scadenze chiare e assicurati che capiscano cosa ti aspetti da loro. Tuttavia questo funzionerà solamente se hai un sistema per il check-in con loro su base giornaliera.

Potresti anche fargli sapere che avrai la necessità che siano raggiungibili durante l'orario di lavoro. Questa aspettativa li manterrà responsabili e garantirà che saranno operativi quando lo dovrebbero essere.

Incoraggiare le Discussioni Di Gruppo e i Feedback

Per assicurarti che il tuo team remoto si senta come un vero team, devi incoraggiarlo a lavorare insieme e il modo migliore per farlo è tramite discussioni di gruppo e feedback. Il lavoro a distanza potrebbe essere molto solitario e la produttività ne potrebbe risentire notevolmente quando il team non si sente una squadra.

Puoi incoraggiare questo livello di lavoro di squadra programmando videoconferenze o riunioni in cui l'unico scopo è parlare delle idee. Ogni persona potrebbe proporre un nuovo progetto o un nuovo modo per completare il progetto in corso e ogni membro del team potrebbe essere incoraggiato a condividere la propria opinione.

Dovrai anche incoraggiare i tuoi dipendenti a esprimere un onesto feedback su alcuni degli strumenti e dei processi che riguardano il progetto. Questo onesto feedback ti aiuterà a fornire loro il supporto di cui hanno bisogno per mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata.

All'inizio, il lavoro a distanza sembrerà un compito arduo. Tuttavia con gli strumenti giusti e l'uso corretto di tali strumenti, può essere uno dei modi migliori per lavorare. La nostra speranza è che l'implementazione delle strategie che abbiamo delineato sopra si riveli utile a te e ai tuoi dipendenti.